Diferencia entre un coordinador de banquete y un Wedding Planner 1. Preocupación La preocupación principal de un coordinador del lugar es justo eso: el lugar como tal. Al final es su deber cuidar la propiedad y todo lo que conlleva, él/ella estará preocupado por tu evento como un sábado más de boda, sabe qué protocolos y estándares debe cumplir el sitio y a cuáles debe atenerse. Sin embargo, un Wedding Planner se preocupa por tu evento desde el día uno y no sólo está preocupado por ti, también por tu familia más cercana, su trabajo es crear experiencias en cualquier parte optimizando los recursos. 2. Creatividad No digo que el coordinador del lugar no la tenga; sin embargo su trabajo está limitado a las condiciones del lugar y a los parámetros que debe seguir; es más la mayoría de las ocasiones esta figura es contratada para vender y coordinar el evento, no para crear momentos inolvidables. Un Wedding Planner es aquella persona que su mejor arma es la creatividad, y es que aún cuando el lugar lo restrinja, siempre buscará las mejores soluciones adecuándose a los sueños de las parejas. 3. Preparación Como lo comenté en el punto anterior, los coordinadores del lugar no son wedding planner certificados, generalmente son vendedores o rp’s que, gracias a sus grandes habilidades sociales, logran tener el calendario lleno de eventos para el sitio, pero en temas técnicos de organización de una boda tiene un faltante de preparación importante. Un Wedding Planner, aparte de tener certificaciones, está respaldado por su experiencia en campo y por todas las historias que tiene por contar gracias a las parejas con las que ha trabajado. 4. Tiempo Una de las diferencias más marcadas que existen entre un coordinador del lugar y un Wedding Planner es el tiempo que le invierten a tu evento. Un Wedding Planner (dependiendo de las características de su servicio) está en los momentos másimportantes antes, durante e incluso después de la boda, pues la relación que entablan desde que se conocen es única y llegan a formar parte de esta nueva familia. Al contrario, lo que sucede con el coordinador del lugar es que limita sus horarios de servicio pues viéndolo muy claro, él trabaja para el dueño del lugar, no para ti, por lo que no podrá atenderte cuando estás colapsando con la asignación de lugares a las 11:00 pm, por ejemplo. 5. Toma de decisiones Uno de los grandes beneficios de tener Wedding Planner para tu boda es que él/ella se encargará de coordinar a los demás proveedores y prácticamente será tu voz y voto en todo ese día. Un coordinador del lugar podrá sólo tener injerencia con los trabajadores del mismo, pues sabe perfecto que no es su responsabilidad coordinar a todos los involucrados en ese día, por lo que la toma de decisiones entre uno y otro es un mundo de diferencia. Como puedes leer, te invito a que no te dejes llevar por lo que la gente opina respecto de tu gran día. Infórmate, toma nota, investiga y decide cuál es para ti la mejor opción sobre esa persona que tendrá en sus manos uno de los mejores días de tu vida.
Diseño y conceptualización
Aunque tu Planner no sea Designer profesional, sí es su deber proponer el diseño de la celebración ¡OJO! No estoy hablando que sepa manejar programas especiales, pero sí, trabajar en el diseño de la boda es básico, desde definir el tablero de Inspiración, la paleta de colores, el concepto de la boda, mantelería, diseño gráfico sugerido, protocolo, entre otros, es fundamental y es uno de sus primeros deberes. 2. Cotizar y prospectar La tarea de tu Wedding Planner es cotizar con los proveedores aún cuando tu tengas el contacto directo con el mismo, justo por esa razón lo estás contratado para que sea el/ella la única persona de contacto para ti. Su deber es cotizar con al menos 3 proveedores de cada rubro. 4. Coordinar De sus tareas más importantes, coordinar va más allá de realizar las órdenes de servicio, coordinar significa, revisar cuestiones técnicas con proveedores, armar el layout de la boda, realizar visitas de inspección al lugar elegido las veces que sean necesarias para el éxito de la celebración, perseguir comprobantes de pagos con proveedores, realizar formatos de apoyo para la organización de la boda, entre otras Confirmación de invitados Éste punto varía dependiendo de cada Wedding Planner, pero lo ideal y lo que yo siempre recomiendo es que sea el Wedding Planner quien la realice, ¿Las razones?: Mejor control en la lista de invitados, sólo el/ella o alguien de su staff sabrá al 100% quien asistirá o no. A el/ella los invitados no dudarán en confirmar que no asisten, es básico que no seas tú la que realices la confirmación. Cero caos en la asignación de mesas, gracias a una excelente confirmación de invitados. ASESORAR Un buen Wedding Planner te asesora en el protocolo de la boda, esto va desde el horario elegido, las invitaciones, la etiqueta en la mesa, el código de vestimenta, la armonía o maridaje que debe existir, la composición floral, los elementos a considerar para la elección del menú, las medidas del estrado, los pros y contra de encarpar, entre otras muchas cosas. Como verás no sólo está contigo para decir que algo se ve lindo o feo, estará para el éxito de tu gran día. 7. Gran día ¡Sí! Tu Wedding Planner debe estar desde que el primer proveedor entra, aún cuando es boda destino y el montaje dura 3 o 4 días, un profesional en la materia sentirá el evento como propio, entiende perfecto que está contratado para ser tu voz y ojos en ese día tan importante. En el GRAN DÍA, además de estar con toda la disposición también está sonriendo porque ama su trabajo, tiene todo bajo control, está contigo apoyándote en cada momento y procura tanto tu bienestar como el de tu familia cercana.